Kontrol ve Sertifikasyon Prosedürü

• AMAÇ

Bu prosedürün amacı; iyi tarım uygulamaları faaliyetlerinin, 07.12.2010 Tarih ve 27778 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmelik ve ISO/IEC 17065:2012 standardı doğrultusunda, kontrolü ve sertifikasyonu için uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemektir.

• TANIMLAR

Bakanlık: Tarım ve Orman Bakanlığı
İl müdürlüğü: Bakanlık il müdürlüğü
Kontrol: İyi tarım uygulamaları faaliyetlerinin İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği’ne uygun olarak yapılıp yapılmadığını belirlemek, kayıtları tutmak, sonuçları rapor etmek üzere kontrolör tarafından gerçekleştirilen işlemlerdir.
Sertifikasyon: Kontrol faaliyetleri sonucu İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği’ne uygunluğu belirlenen tarımsal ürünün, üretici veya üretici grubu adına belgelendirilmesidir.
Bireysel sertifikasyon: Gerçek veya tüzel kişilerin kendi tasarrufu altındaki alanlarda ürettikleri ürünlerin, kendi adlarına sertifikalandırılmasıdır.
Grup sertifikasyonu: Üretici örgütü veya müteşebbis çatısı altında sözleşmeyle bir araya gelen üreticilerin ürettiği ürünlerin, üretici örgütü veya müteşebbis adına sertifikalandırılmasıdır.
Üretici: Tarımsal faaliyetlerini İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yapan gerçek veya tüzel kişilerdir.
Üretici örgütleri: İyi tarım uygulamaları faaliyetlerini gerçekleştirmek üzere tüzel kişilik olarak bir araya gelen üretici organizasyonlardır.
Müteşebbis: İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak grup sertifikasyonu kapsamında üretim yapan, işleyen ve/veya pazarlayan tüzel kişileri veya İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak üretilmiş tarımsal ürünü bireysel sertifikasyon kapsamında işleyen ve/veya pazarlayan tüzel kişilerdir.
Kontrolör: İlgili mevzuata göre iyi tarım uygulamaları faaliyetlerinin uygunluğunu kontrol ve sertifikasyon kuruluşları adına kontrol etmek üzere Bakanlık tarafından yetkilendirilen gerçek kişidir.
Sertifiker: Kontrol ve sertifikasyon kuruluşları adına kontrolü tamamlanmış ürünün, İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği’ne uygunluğunu onaylamak üzere Bakanlık tarafından yetki verilmiş gerçek kişidir.

• İLGİLİ DOKÜMANLAR

FR.311İyi Tarım Uygulamaları Sertifikasyon Başvuru Formu
FR.312 İyi Tarım Uygulamaları Başvuru Gözden Geçirme Formu
FR.313 İyi Tarım Uygulamaları Kontrol ve Sertifikasyon Teklif Formu
FR.314 İyi Tarım Uygulamaları Kontrol ve Sertifikasyon Sözleşmesi
FR.315 Kontrol Planı
FR.321 İyi Tarım Uygulamaları Gözden Geçirme ve Karar Formu
PR.303 Kontrol İşlemleri Prosedürü
TL.302 Kontrol ve Sertifikasyon Ücretlendirme Talimatı
TL.303 Kontrol Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı
TB.304 İTU Sertifikalandırılmış Ürünler Tablosu
İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği

• UYGULAMA
• Başvuruların Alınması

Tarımsal ürünlerin, 07.12.2010 Tarih ve 27778 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmelik doğrultusunda sertifikasyon başvuruları, İyi Tarım Uygulamaları Sertifikasyon Başvuru Formu ile alınır. 

• Başvuruların Gözden Geçirilmesi 

Başvurular, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, İyi Tarım Uygulamaları Başvuru Gözden Geçirme Formu ile gözden geçirilir ve gerekirse üreticiler, üretici örgütü idari organı veya müteşebbis ile irtibata geçilerek, sertifikasyon talebi ve durumu hakkında varsa tüm eksik bilgiler giderilir.
Sertifikasyonu, iptal işlemine maruz kalan üretici/üretici örgütü/müteşebbisler, iptal işlemine ait kararın verildiği tarihten itibaren on iki (12) ay süre ile kontrol ve sertifikasyon faaliyetlerine dahil edilmez.
Sertifikasyon başvuruları, bireysel sertifikasyon veya grup sertifikasyonu olmak üzere aşağıda belirtilen iki (2) şekilde yapılabilir:

• Gerçek veya tüzel kişilerin malik veya kiracılık sıfatıyla tasarrufu altında bulunan alanlarda üretim yapmaları halinde bireysel sertifikasyon yapılır.
• Üretici örgütü veya müteşebbis çatısı altında sözleşmeyle bir araya gelen üreticilerin malik veya kiracılık sıfatıyla tasarrufu altında bulunan alanlarda üretim yapması halinde grup sertifikasyonu yapılarak üretici örgütü veya müteşebbis adına aşağıdaki şekilde sertifikalandırılır:
• 07.12.2010 Tarih ve 27778 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmeliği kapsamında iyi tarım uygulamaları faaliyetine başlayacak grup sertifikasyonundaki üreticiler, üretici örgütünün idari organı veya müteşebbis ile ayrı ayrı sözleşme yapar. Müteşebbisin de sertifikasyon kapsamındaki ürünü üretmesi halinde, faaliyet alanı gruba dahil edilir.
• Grup sertifikasının kullanım hakkı, üretici örgütüne veya müteşebbise aittir. Sertifikasyon kapsamındaki üreticiler, üretici örgütü veya müteşebbisin izni dışında sertifikayı kullanamaz. Ancak iyi tarım uygulamaları yapanlara yönelik destek ve hizmetlerden bireysel olarak yararlanabilir.

Üretici örgütleri ve müteşebbisler, iyi tarım uygulamalarına ilişkin bir kalite yönetim sistemi kurmak ve yürütmekle yükümlüdür. Gözden geçirme işleminde bu durum da değerlendirilir.
Sertifikasyon başvurusu ile ilgili tüm bilgi ve belgeler tamamlandığında, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, Kontrol Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı, Kontrol ve Sertifikasyon Ücretlendirme Talimatı ve İyi Tarım Uygulamaları Kontrol ve Sertifikasyon Teklif Formu doğrultusunda teklif hazırlanarak, Genel Müdür onayı alındıktan sonra, başvuru sahibine gönderilir.
Başvuru sahibi teklifi kabul ederse, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, İyi Tarım Uygulamaları Kontrol ve Sertifikasyon Sözleşmesi 2 nüsha olarak hazırlanır ve sözleşmelerin, başvuru sahibi veya yetkilisi tarafından imzalanması sağlanır. Başvuru sahibi veya yetkilisi tarafından imzalanan sözleşmeler, Genel Müdür tarafından da imzalanır ve ilgili dosyasına takılır. 
IFC-GLOBAL, sözleşme yaptığı veya sözleşmesi devam eden üretici/üretici örgütü/müteşebbislere ait iletişim, arazi ve ürün bilgilerini, sözleşme tarihinden/sözleşme yıl dönümünden itibaren en geç on beş (15) gün içerisinde il müdürlüğüne bildirir.
Sözleşme imzalanan üretici, üretici örgütü idari organı veya müteşebbis için, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, bir “Proje No” verilir.
“Proje No” aşağıda belirtilen kodlama ile uygulanır:
İTUYYZZZZ
İTU           : İyi Tarım Uygulamaları
YY            : Yılın son iki rakamı
ZZZZ         : 1001’den başlayan sıra numarası

• Kontrol İşlemlerinin Planlanması

Kontrol işlemleri, hasat ve kesim gibi üretimin tüm aşamalarının kontrolüne izin verecek dönemlerde gerçekleştirilir.
Bireysel sertifikasyonlarda, sertifikasyon kapsamındaki ürünün üretiminin yapıldığı tüm alanlar, yılda en az bir (1) kez kontrol edilir.
Üretici örgütleri veya müteşebbisler yılda en az bir (1) kez kontrol edilir. Bu kontrollerde kalite yönetim sistemi ile gruba dahil üreticilerden örnekleme yöntemi ile IFC-GLOBAL tarafından belirlenen üreticilerin sertifikasyon kapsamındaki tüm üretim alanlarının kontrolleri yapılır.
Örnekleme yöntemi ile kontrol edilecek üretici sayısı; her alt kapsam için üretim sistemleri dikkate alınarak, gruba dahil üretici sayısının ayrı ayrı kareköklerinin toplamının alınması ile belirlenir. Karekök sonucu, ondalık sayı olması halinde yukarıya tamamlanır. Üretici seçiminde tüm ürünlerin kontrol edilmesi sağlanır. Müteakip kontrollerde farklı üreticiler seçilir.
Bitkisel üretim yapılan işletmede, birden fazla ürünün kontrol ve sertifikasyonu aşağıdaki şekilde yapılır:

• İlk kez sözleşme yapılan üretici, üretici örgütü veya müteşebbislerin kontrolünde, tüm ürünler için üretimin tüm aşamalarının kontrol faaliyetleri gerçekleştirilir. Aynı yıl içerisinde birden fazla üretimi gerçekleştirilen ürünler için kontrol yapılarak sertifika düzenlenmesini takiben, her dönem için yerinde kontrol yapmadan kayıtların kontrolü ile kontrol noktaları doğrulanır. Uygunluğu halinde sertifika revize edilerek yeniden yayınlanır. Ancak, üretim süreci dört (4) aydan kısa olan ürünlerde her dört (4) ayda bir kayıtların kontrolü ile kontrol noktaları doğrulanır. Hasat sezonu uzun olan ürünlerde ise risk analizine dayalı kontrol noktaları doğrulanır.
• İkinci yıldan itibaren, aynı kapsamda olan fakat farklı hasat dönemine sahip birden fazla ürünün müteakip kontrollerinde; ilk hasadı gerçekleşen ürün ile üretim alanı/yetiştiricilik kapsamı en çok olan ürünün hasat veya kesim dönemi dikkate alınarak kontrol faaliyeti gerçekleştirilir. Sertifika kapsamındaki diğer ürünler için çevre, insan ve hayvan sağlığı açısından risk değerlendirmesi yapılarak tüm kontrol noktaları için objektif delillerin elde edilmesi durumunda, yerinde kontrol yapmadan kontrol faaliyeti tamamlanabilir. Sözleşme kapsamında yer alan ancak yerinde kontrol edilmeyen ürünlerin hasat dönemlerinde analiz raporlarının uygun olması halinde sertifika revize edilerek yayınlanır.
• Kontrol noktalarında değişikliğe gidilmesi, sertifikasyon kapsamına yeni bir ürünün, üreticinin veya üretim alanının dahil edilmesi veya sertifikalı üretime ara verilmesi durumlarında 1. maddede belirtildiği şekilde kontrol faaliyetleri gerçekleştirilir.

Grup sertifikasyonu kapsamında ilk kez sözleşme yapılan üretici örgütü veya müteşebbislerin ilk sertifikalarının geçerlilik döneminde; kontrol edilen üretici sayısının %50’si kadar üreticiye ilave olarak habersiz kontrol yapılır.

Bu kontrollere ilaveten, yılda en az bir (1) kez her sertifikasyon seçeneğindeki sözleşme yapılan tarafların en az %10’u habersiz olarak kontrol edilir. IFC-GLOBAL, bu habersiz kontrollerde, üretici gruplarının öncelikle kalite yönetim sistemini kontrol eder, herhangi bir uygunsuzluk görmesi durumunda gruba dahil üreticileri,  İyi Tarım Uygulamaları Yönetmeliği’nin 6 ncı maddesinin üçüncü fıkrası çerçevesinde kontrol edilir.
Habersiz kontrollerde; kontrolden en fazla kırk sekiz (48) saat öncesinde üretici, üretici örgütü veya müteşebbise bildirimde bulunulur. Üretici, üretici örgütü veya müteşebbisler geçerli bir mazeret bildirmek suretiyle habersiz kontrolün bir defaya mahsus ertelenmesini talep edebilir.
İlk kez sözleşme yapılan üretici/üretici örgütü/müteşebbislerin kontrolünde veya ilk kez sertifikasyon kapsamına alınan ürünlerin kontrolünde, istenilen düzeltici faaliyetlerin üç (3) aydan daha fazla bir sürede kapatılması durumunda, yeniden yerinde kontrol yapılır.
Kontrol işlemlerinde görevlendirilecek Kontrolörler, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, uygunluklarına göre görevlendirilir.
Kontrollerin süresi, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, Kontrol Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı doğrultusunda belirlenir.
Kontrol işlemlerine ilişkin Kontrolör ve sürenin belirlenmesini takiben, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, belirlenen Kontrolörün adı, üretici/üretici örgütü/müteşebbisin adı ve adresi, kontrol tarihi, kontrol süresini içeren Kontrol Planı hazırlanır.
Kontrol Planı, teyit edilmesi amacıyla, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, genel olarak kontrol işlemlerinden yedi (7) gün önce, ilgili üretici/üretici örgütünün idari organı/müteşebbise ve kontrol işlemlerini gerçekleştirecek Kontrolöre bildirilir.

• Kontrol İşlemleri

Kontrol işlemleri, Kontrol İşlemleri Prosedürü doğrultusunda gerçekleştirilir.

• Gözden Geçirme ve Sertifikasyon Kararı

IFC-GLOBAL, sertifikasyon karar yetkisini kendisinde tutar, hiç bir şekilde dışarıya taşere etmez. Bu doğrultuda, IFC-GLOBAL bünyesinde, tam zamanlı olarak çalışan bir Sertifiker atanmış ve karar için yetkilendirilmiştir.
Sertifikasyon kararlarını alan kişilerin, kontrolü gerçekleştirenlerden farklı olması esastır. 
Kontrolörlerin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Sertifikere görüş niteliğindedir.
Kontrolörler tarafından hazırlanan kontrol raporları ve ekleri, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, gözden geçirilmek üzere Sertifikere iletilir.
Sertifiker, kendisine iletilen kontrol raporları ve eklerini, İyi Tarım Uygulamaları Gözden Geçirme ve Karar Formu doğrultusunda gözden geçirerek, sertifikasyon kararının verilmesi için herhangi bir eksiklik olup olmadığını gözden geçirir.
Sertifiker, kontrolün yapıldığı veya düzeltici faaliyetlerin tamamlandığı tarihten itibaren en geç on dört (14) gün içerisinde sertifikasyona ilişkin kararını verir.

Sertifiker;

• İyi Tarım Uygulamaları Raporu,
• İyi Tarım Uygulamaları Kontrol Noktaları Formu ve/veya İyi Tarım Uygulamaları Yönetim Sistemi Kontrol Noktaları Formu
• İyi Tarım Uygulamaları Kontrol Kayıt Formu
• Yaptırılan analiz sonuçları ve
• Varsa, kontrole ilişkin diğer kayıtlar ve eklerini

inceleyerek kararını verir.
Sertifiker, kontrol raporu ve eklerinde sağlanan bilgilerin, sertifikasyon şartları ve sertifikasyon kapsamı açısından yeterliliğini teyit eder.
Sertifikerin yaptığı gözden geçirme sonucunda, muallakta kalan, detaylı bilgi gerektiren durumlarda, raporu hazırlayan Kontrolörden bilgi talep edilebilir. Bu durumlarda karar, sonraya bırakılır. Kontrolör ile koordinasyon kurularak gerekli bilgilere ulaşılması sağlanır.
Sertifikerin kararı, sertifikasyonun verilmesi yönünde ise karar, sertifika düzenlenmesi amacıyla İTU Planlama Sorumlusuna bildirilir.
Sertifikerin kararı, sertifikasyonun verilmemesi yönünde ise karar, üretici, üretici örgütü idari organı veya müteşebbise yazılı olarak bildirilir ve bu kararın nedenleri belirtilir.

• Sertifikaların Düzenlenmesi

Sertifikerin, sertifikasyona ilişkin olumlu kararı sonrasında, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, formatı bakanlıkça belirlenen, İyi Tarım Uygulamaları Sertifikası düzenlenir.
Sertifikada aşağıdaki bilgiler yer alır:

• Kuruluş adı, adresi, Bakanlıkça verilen kodu ve varsa logosu,
• Akredite olmasını müteakip Akreditasyon Kurumunun markası,
• Sertifika numarası,
• Üretici veya üretici örgütü ya da müteşebbis adı ve üretim yeri ile birlikte sertifikasyon seçeneği, ayrıca grup sertifikasyonunda gruba dahil üretici listesi,
• “Kontrol edilerek 7/12/2010 tarihli ve 27778 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İyi Tarım Uygulamaları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygunluğu tespit edilmiştir” ibaresi,
• Kontrol tarihi,
• Sertifikanın kapsadığı ürünün adı, miktarı, bitkisel üretimde ürüne göre üretim alanı,
• Birincil üretimin/işlenmemiş ham ürün veya ürün işlemenin dahil olup olmadığına dair bilgi,
• Sertifikanın geçerlilik tarihi,
• Sertifikanın yayınlandığı yer ve tarih,
• Sertifikerin adı, soyadı ve imzası.
• Revizyon no ve tarih

Sertifika numarası, “Proje No” dur.
Bitkisel üretim kapsamında yer alan birden fazla ürün aynı sertifikada yer alabilir.
Sertifikanın geçerlilik süresi, düzenlendiği tarihten itibaren en fazla on iki (12) aydır.
Sertifikanın yayınlanmasından sonra, sertifika geçerlilik süresi içerisinde aynı kapsamdaki yeni ürün veya ürünlerin kontrolünün tamamlanması durumunda, önce yayınlanan sertifika revize edilerek yeni ürünler sertifika kapsamına alınabilir. Sertifikanın revize edilmesi durumunda, sertifika geçerlilik süresi uzatılamaz.
Sertifikalar, Sertifiker tarafından imzalandıktan sonra, kopyası üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin dosyasında muhafaza edilerek, aslı ilgili üretici, üretici örgütü idari organı veya müteşebbise gönderilir/teslim edilir.
İTU Sertifikalandırılmış Ürünler Tablosu, İTU Planlama Sorumlusu tarafından, yayınlanan sertifikalarda yer alan bilgiler doğrultusunda güncellenir.