Helal belgenin sonlandırılması, daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi

• AMAÇ

Bu prosedürün amacı; Helal Belgelendirmenin sonlandırılması, daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi için uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemektir.

• TANIMLAR

Belgelendirme Komitesi: Genel Müdür tarafından atanan komitedir. Denetimler ile ilgili raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir.

• İLGİLİ DOKÜMANLAR

FR.621 Helal Belgelendirme Sözleşmesi
OIC/MIIC 1

• SORUMLULUKLAR ve UYGULAMA
• Belgelendirmenin Sonlandırılması

Müşteri yeniden belgelendirme talebinde bulunmaması, belgelendirme kapsamındaki faaliyetlerini durdurması veya müşteri kuruluşun kapanması durumunda, belgelendirme sonlandırılarak, kamuoyuna duyurulur.

• Belgelendirme Kapsamının Daraltılması

Müşteri kuruluş, belgelendirme kapsamının bir kısmı için sürekli ya da ciddi olarak belgelendirme gerekliliklerini yerine getirmemesi durumunda, IFC GLOBAL, müşteri kuruluşun belgelendirmesinin kapsamını, gereklilikleri karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için referans olan OIC/MIIC 1 standard gereklilikleriyle uyum dikkate alınır.

• Belgelendirmenin Askıya Alınması

Belgelendirme, aşağıdaki gerekliliklerin oluşması durumunda, altı (6) ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

• Gözetim denetimlerinde, kritik veya bazen majör uygunsuzluklar bulunması,
• Müşteri kuruluşun belgelendirilmiş ürünler, hizmetler, prosesler veya yönetim sistemlerinin, sürekli ya da ciddi olarak, belgelendirme gerekliliklerini karşılayamaması,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun, gözetim denetimlerinin yapılmasına gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması,
• Denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,
• Belgelendirme kurallarına uyulmaması,
• Denetim ücretlerinin ödenmemesi.

Denetim sonucunda, belgelendirmenin askıya alınmasının önerilmesi durumunda askıya alma kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa 1 hafta içerisinde, yazılı olarak bildirilir.
Askıya alınmayı gerektiren diğer durumlarda Belgelendirmenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa 1 hafta içerisinde, yazılı olarak bildirilir.  
Askıya almada, müşteri kuruluşun belgesi geçici olarak geçersizdir. IFC GLOBAL, müşteri kuruluşun, askıya alma durumunda belgelendirmesinin tanıtımını/reklamını yapmamasını, yapılan Helal Belgelendirme Sözleşmesi ile güvence altına almıştır.
Müşteri kuruluşun buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. IFC GLOBAL, askıya almanın web sitesinde veya basın organlarında yayımlanması dahil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir.
IFC GLOBAL, askıya alma süresi sonunda, uygunsuzluğun kapatılmadığını tespit etmesi durumunda, belgelendirmenin ve sözleşmenin geri çekilmesi işlemini uygular.

• Belgelendirmenin Askı Halinin Kaldırılması

Belgelendirmesi askıya alınan müşteri kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak IFC GLOBAL’e bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır.
Bu amaçla, askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi için, IFC GLOBAL tarafından müşteri kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir.
Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen denetim kapsamı ve zamanı, belgelendirmenin askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir.
Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan müşteri kuruluşun belgelendirmesinin askı hali kaldırılır.
Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgelendirmenin geri çekilmesi yoluna gidilir.
Belgelendirmenin askı halinin kaldırılması, kararın alınmasını takiben 1 hafta içerisinde, müşteri kuruluşa yazılı olarak bildirilir.

• Belgelendirmenin Geri Çekilmesi

Belgelendirme aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

• Müşteri kuruluşun talebi,
• Müşteri kuruluşun iflası veya belgelendirme kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
• Müşteri kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,
• Müşteri kuruluşun, askıya alma gerekliliklerini kabul etmemesi,
• Müşteri kuruluşun, askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
• Müşteri kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,
• Müşteri kuruluşun sertifikayı, belgelendirme kapsamında belirtilenden farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,
• Müşteri kuruluşun belgelendirme adresinde bulunamaması,
• Müşteri kuruluşun, sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu.

Müşteri kuruluşun belgelendirmesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Müdürü kararı ile belgelendirmesi geri çekilir.
Belgelendirmenin geri çekilmesi durumunda, müşteri kuruluşun aşağıda belirtilen ve sözleşme ile güvence altına alınan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:

• IFC GLOBAL sertifika ve işaretinin/sembolünün kullanımının durdurulması,
• Geri çekilen belgelendirme kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
• Ödenmemiş belgelendirme ücreti veya denetim ücretlerinin ödenmesi.

Belgelendirmenin geri çekilmesini takiben bir (1) ay içerisinde müşteri kuruluşun, IFC GLOBAL işaretinin/sembolünün her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde IFC GLOBAL;

• Belgelendirmenin geri çekildiğini, HAK ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur,
• Müşteri kuruluşun sertifikayı, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,
• Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

Belgelendirmenin geri çekilmesi işlemi uygulanan müşteri kuruluşlar, karardan itibaren en geç bir (1) ay içinde HAK’a bildirilir.