BELGELENDİRMENİN ASKIYA ALINMASI, GERİ ÇEKİLMESİ ve KAPSAM DARALTILMASI PROSEDÜRÜ

• AMAÇ

Bu prosedürün amacı, belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması ile ilgili uygulanacak yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

• TANIMLAR

Belgelendirme Komitesi: Genel Müdür tarafından atanan komitedir. Denetimler ile ilgili raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir.

• İLGİLİ DOKÜMANLAR ve REFERANSLAR

FR.221 Belgelendirme Sözleşmesi

• UYGULAMA
• Belgelendirmenin Askıya Alınması

Belgelendirme, aşağıdaki durumlarda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

• Müşteri kuruluşun belgelendirilmiş yönetim sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi gerekliliklerini de içeren belgelendirme gerekliliklerini karşılayamaması,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
• Belgelendirilmiş müşteri kuruluşun gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması,
• Belgelendirme gerekliliklerine ve FSSC Scheme gerekliliklerine uyulmaması,
• Denetim ücretlerinin ödenmemesi.

Denetimler sonucunda, belgelendirmenin askıya alınmasının önerilmesi durumunda, askıya alma kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa, kararın alınmasını takiben 3 iş günü içerisinde, yazılı olarak bildirilir.
Diğer durumlarda belgelendirmenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgelendirmenin askıya alındığı, ilgili müşteri kuruluşa kararın alınmasını takiben 3 iş günü içerisinde, yazılı olarak bildirilir.
Askıya almada, müşteri kuruluşun yönetim sistemi sertifikası geçici olarak geçersizdir. IFC GLOBAL, askıya alma durumunda, müşteri kuruluşun, belgelendirmesinin tanıtımını/reklamını yapmamasını, yapılan Belgelendirme Sözleşmesi ile güvence altına almıştır.
Müşteri kuruluşun buna uymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. IFC GLOBAL, askıya almanın web’de veya basın organlarında yayımlanması dahil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir.
Müşteri kuruluşun, belgelendirme kapsamının bir kısmı için, belgelendirme gerekliliklerini sürekli ya da ciddi olarak yerine getirmemesi durumunda IFC GLOBAL, müşteri kuruluşun belgelendirme kapsamını, gereklilikleri karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle bir daraltmada, belgelendirme için kullanılan referans standard/ların gereklilikleriyle uyum dikkate alınır.
IFC GLOBAL tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır.

• Belgelendirmenin Askı Halinin Kaldırılması

Belgelendirmesi askıya alınan müşteri kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak IFC GLOBAL’e bildirmeleri durumunda, askıya alma kaldırılır.
Bu amaçla, askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi için, IFC GLOBAL tarafından, müşteri kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir. Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan müşteri kuruluşun belgelendirmesinin askı hali kaldırılır.
Askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırılmadığı durumda, belgelendirmenin geri çekilmesi veya uygun kapsam daraltma yoluna gidilir.
Belgelendirmenin askı halinin kaldırılması, kararın alınmasını takiben 3 iş günü içerisinde, müşteri kuruluşa yazılı olarak bildirilir.

• Belgelendirmenin Geri Çekilmesi

Belgelendirme aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

• Müşteri kuruluşun talebi,
• Müşteri kuruluşun kapanması, iflası veya belgelendirme kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
• Müşteri kuruluşun belgelendirme kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunu durdurması,
• Müşteri kuruluşun askıya alma gerekliliklerini kabul etmemesi,
• Müşteri kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
• Müşteri kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılması için teyit vermemesi,
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,
• Müşteri kuruluşun sertifikayı, belgelendirme kapsamından farklı alanlarda, yanıltıcı ve/veya haksız kullanması,
• Müşteri kuruluşun sertifikada belirtilen adresinde bulunamaması,
• Müşteri kuruluşun sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması,
• Müşteri kuruluşun gözetim denetimini kabul etmemesi.

Müşteri kuruluşun belgelendirmesi, askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Müdürü kararı ile belgelendirmesi geri çekilir.
Belgelendirmenin geri çekilmesi durumunda, müşteri kuruluşun aşağıda belirtilen ve sözleşme ile güvence altına alınan yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:

• IFC GLOBAL sertifika ve logosunun kullanımının durdurulması,
• Geri çekilen belgelendirme kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
• Ödenmemiş belgelendirme veya denetim ücretlerinin ödenmesi.

Belgelendirmenin geri çekilmesini takiben (1) bir ay içerisinde müşteri kuruluşun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde IFC GLOBAL;

• Belgelendirmenin geri çekildiğini, TÜRKAK-IAS ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur,
• Müşteri kuruluşun sertifikayı, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,
• Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

Eğer, bir veya daha fazla yönetim sistem standard/ları belgelendirmesi geçici olarak askıya alma, daraltma veya geri çekmeye konu olmuş ise, IFC GLOBAL diğer yönetim sistem standard/larının belgelendirilmesine etkisini araştırır. Araştırma sonucunda, diğer yönetim sistem standard/ları belgelendirmesini de geçici olarak askıya alma, daraltma veya geri çekme kararı verebilir.

• Belgelendirme Kapsamının Daraltılması

Belgelendirme kapsamı aşağıdaki durumlarda daraltılır:

• IFC GLOBAL, müşterilerinin kapsamı, FSSC 22000 gerekliliklerini sürekli ya da ciddi olarak yerine getirmemesi durumunda,
• Verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi durumunda,
• Müşteri kuruluşun talebi.